ฐานข้อมูลจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ได้รับการสถาปนาเป็นมหาวิทยาลัยตั้งแต่วันที่ 2 กุมภาพันธ์ พ.ศ 2486  นับได้ว่ามีประวัติศาสตร์และพัฒนาการเป็นระยะเวลาอันยาวนาน  เพื่อมิให้เรื่องราวต่างๆของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์เลือนหายไป มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์จึงได้จัดตั้ง หอจดหมายเหตุขึ้น เพื่อทำหน้าที่รวบรวมจัดเก็บอนุรักษ์และให้บริการเอกสารที่มีคุณค่า หรือเอกสารจดหมายเหตุ ซึ่งเปรียบเสมือนบันทึกความทรงจำแห่งภารกิจของมหาวิทยาลัยฯ เป็นคลังข้อมูลแห่งประวัติและพัฒนาการของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ เพื่อไว้ให้อนุชนรุ่นหลังได้ใช้ประโยชน์ในการศึกษาค้นคว้าเรียนรู้เรื่องราวในอดีตที่ผ่านมาของบูรพาจารย์ รวมทั้งสิ่งแวดล้อมและวัฒนธรรมของมหาวิทยาลัย ฯ

ในวาระที่มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ครบรอบ 72 ปี  สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ โดยความร่วมมือของเครือข่ายห้องสมุด 4 วิทยาเขตของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์  อันประกอบด้วย วิทยาเขตบางเขน วิทยาเขตกำแพงแสน วิทยาเขตศรีราชา และวิทยาเขตเฉลิมพระเกียรติ จังหวัดสกลนคร  ได้ร่วมกันจัดทำ “โครงการพัฒนาฐานข้อมูลจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์”ขึ้น เพื่อรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลเอกสารจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ทั้ง 4 วิทยาเขต ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล (e-Archives) เป็นระบบและเป็นมาตรฐานสากล  เพื่อเป็นการอนุรักษ์และเผยแพร่เอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ให้เป็นที่รู้จัก อันจะเป็นประโยชน์ต่อการศึกษา ค้นคว้า และการบริหารงานของมหาวิทยาลัยฯ

จดหมายเหตุ คืออะไร

จดหมายเหตุ (Archives) ตามหลักวิชาการสากลของการดำเนินงานจดหมายเหตุมีความหมายคือ เอกสารฉบับ (Original) ซึ้งสิ้นกระแสการปฎิบัติงานของส่วนราชการหรือสถาบันเอกชนที่ผ่านการวินิจฉัยว่ามีคุณค่าสมควรเก็บรักษาไว้ตลอดไป เอกสารสำคัญนี้ เรียกว่า  เอกสารจดหมายเหตุ (Archives Materials) (กรมศิลปากร, 2542)

จดหมายเหตุ คือ เอกสารที่ส่วนราชการ รัฐวิสาหกิจหรือเอกชนผลิตขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานและเครื่องมือในการปฎิบัติงาน และยังหมายรวมถึงหนังสือบอกข่าวคราวที่เป็นไปรายงานหรือบันทึกเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น (พจนานุกรมราชบัณฑิตยสถาน, 2542)

เอกสารจดหมายเหตุ คืออะไร

เอกสารจดหมายเหตุ คือเอกสารทุกชนิดที่สิ้นกระแสอายุการใช้งานแล้ว โดยจะมีอายุประมาณ 20-30 ปีย้อนหลังและจำเป็นที่จะต้องเก็บตลอดไป  ไม่สามารถทำลายได้พร้อมทั้งมีความสำคัญต่อประวัติพัฒนาการของหน่วยงานนั้น ๆ  ซึ่งเอกสารจดหมายเหตุสามารถจำแนก ออกได้เป็น

เอกสารจดหมายเหตุประเภทลายลักษณ์อักษร (Textual Archives) คือ เอกสารที่สื่อข้อความเป็นลายลักษณ์อักษรไม่ว่าจะเขียนด้วยมือ หรือ พิมพ์ เช่นใบบอก สารตรา หนังสือโต้ตอบ เอกสารการประชุม เอกสารโสตทัศน์จดหมายเหตุ (Audio-Visual Archives) คือ เอกสารที่สื่อโดยเสียงหรือภาพ เช่น ภาพถ่ายเนกาตีฟสไลด์ โปสเตอร์ การ์ด ฯลฯ

เอกสารจดหมายเหตุประเภทแผนที่ แผนผัง (Cartographic Archives)  ได้แก่  แผนที่ พิมพ์เขียว แผนผังต่าง ๆ

เอกสารจดหมายเหตุประเภทวัสดุคอมพิวเตอร์ (Machine – Readable Archives)   เป็นเอกสารที่บันทึกข้อมูล และ ค้นคืนด้วยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ เอกสารของแต่ล่ะหน่วยงานระดับคณะ สำนัก สถาบัน จะมีลักษณะไม่เหมือนกันขึ้นอยู่กับภารกิจหน้าที่ของหน่วยงานนั้น ๆ จึง มีลักษณะแตกต่างกันออกไป

อย่างไรก็ตามโดยหลักแล้วแต่ละหน่วยงานจะมีเอกสาร 3 กลุ่มที่มีลักษณะที่ใกล้เคียงกัน ได้แก่

     – เอกสารเกี่ยวกับการบริหารทั่วไป

     – เอกสารบริหารงานบุคคล

     – เอกสารบริหารการเงิน

ผู้สนใจสามารถสืบค้นข้อมูลในระบบฐานข้อมูลจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ได้จากเว็บไซต์ http://kukr.lib.ku.ac.th/db/kukr/ 

ฐานข้อมูลจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

ขอขอบคุณที่ท่านเข้ามาอ่านบทความวิจัยนี้ และขอความกรุณาสละเวลาตอบแบบสอบถามการให้บริการข้อมูล เพื่อการปรับปรุงต่อไปด้วย จะขอบคุณยิ่ง  

คลิกที่นี่เพื่อตอบแบบสอบถาม—> https://goo.gl/forms/hcBXc1080pJmdUmF3

ดร. อารีย์ ธัญกิจจานุกิจ

ที่มาข้อมูล :      – สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ – นิทรรศการผลงานนวัตกรรม งานเกษตรแฟร์ ประจำปี 2560 ศาสตร์แห่งแผ่นดิน ทำกินตามคำพ่อสอน  27 ม.ค – 4 ก.พ. 2560 หัวหน้าโครงการ :         ดร. อารีย์ ธัญกิจจานุกิจ สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ เรื่อง/สื่อเผยแพร่  :        ฝ่ายเผยแพร่งานวิจัย สถาบันวิจัยและพัฒนาแห่ง มก. โทร. 02 561 1474 e-mail : rdiwan@ku.ac.th